Nr5/2015/2016 w sprawie regulaminu zamówień publicznych w wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30000,00 euro w ZSP Czerniejewo
Regulamin udzielania zamówień publicznych w wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30.000,00 euro w Zespole Szkół Publicznych w Czerniejewie
I. Postanowienia ogólne
§ 1
Zasady stosują pracownicy, którzy prowadzą zakup towarów, usług lub robót budowlanych (dalej zwanych zamówieniami) do których nie stosuje się przepisów ustawy zamówień publicznych, z zastrzeżeniem § 5 ust. 4.
§ 2
Wartość szacunkową zamówienia określa według przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
§ 3
Zamówienie powinno być dokonane na podstawie pisemnej umowy lub tzw. zlecenia/zamówienia, chyba że wartość zamówienia nie przekracza kwoty 2.000 zł. brutto. Dopuszcza się możliwość potwierdzenia zamówienia przez strony po jego wykonaniu.
§ 4
Pracownicy prowadzą rejestr udzielonych zamówień wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do ramowych zasad.
II. Postanowienia szczegółowe
§ 5
Zamówienia o wartości do 20.000,00 zł. brutto
1. Przed dokonaniem zamówienia pracownik rozpoznaje rynek usług lub dostaw w szczególności poprzez analizę cenników zamieszczonych na stronach internetowych, posiadanych katalogów, rozmowy telefonicznej czy rozesłaniu e-maili. Wyboru metody dokonuje pracownik stosownie do okoliczności, przy zachowaniu wymogów szczególnej staranności.
2. Pracownik może dokonać wyboru wykonawcy także w oparciu o jedną ofertę.
3. Z czynności dokonywanych zamówień sporządza się notatkę zgodnie z załącznikiem nr 2 do ramowych zasad.
4. Obowiązek określony w ust. 3 nie stosuje się do zamówień o wartości 2.000 złotych brutto.
§ 6
W każdym przypadku zamówienie można dokonać w trybie przetargu wg zasad określonych w § 7 ust. 3.
§ 7
Zamówienia o wartości powyżej 20.000,00 zł. brutto
1. Zamówień dokonuje się z zachowaniem:
1) trybu negocjacji przy czym zapytania ofertowe (zał. nr 3 ) powinny być skierowane do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, albo
2) trybu przetargowego wg zasad określonych poniżej.
2. Zapytania ofertowe wysyłane są w wybranej formie przez pracownika za pomocą faksu lub poczty elektronicznej. Zapytanie może również zostać przekazane bezpośrednio wykonawcy, w takim przypadku wykonawca na kopii zapytania potwierdza jego odbiór.
3. W przypadku zastosowania trybu przetargowego stosuje się następujące zasady:
1) ogłoszenie o przetargu zamieszcza się na stronie internetowej września.pl w Biuletynie Informacji Publicznych w zakładce „Zamówienia jednostek organizacyjnych”, z określeniem czasu, miejsca, przedmiotu zamówienia oraz warunków jakie ma spełnić uczestnik przetargu.
2) wyznacza się co najmniej 2-dniowy termin na składanie ofert licząc od dnia następnego po wysłaniu zapytania lub publikacji ogłoszenia. Oferty mogą być składane za pomocą faksu, poczty elektronicznej lub w formie pisemnej (chyba, że zamawiający zastrzeże w danym postępowaniu jedną lub kilka z powyżej wskazanych form).
4. Wyboru Wykonawcy można dokonać także na podstawie tylko jednej złożonej oferty, jeżeli spełnia ona wymagania określone przez zamawiającego.
5. Oceny ofert dokonuje się na podstawie kryteriów oceny ofert (i ich wag procentowych/punktowych) stosowanych w danym postępowaniu.
6. Kryteriami oceny ofert mogą być w szczególności: cena, jakość, doświadczenie, wartość techniczna, właściwości estetyczne i funkcjonalne, aspekty środowiskowe, koszty użytkowania, rentowność, serwis posprzedażny oraz pomoc techniczna, termin dostarczenia lub czas realizacji oraz na podstawie kryteriów podmiotowych.
7. Jeżeli w toku postępowania nie złożono żadnej ofert zamawiający może dokonać wyboru wykonawcy bez powtarzania postępowania, prowadząc negocjacje z wybranym wykonawcą.
8. O wyniku postępowania zamawiający zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty oraz w przypadku postępowania prowadzonego przy zastosowaniu trybu przetargowego publikuje na stronie internetowej zamawiającego.
9. Z czynności dokonywanych zamówień sporządza się protokół/ notatkę służbową wg załącznika nr 4 do ramowych zasad.
§ 8
Umowa o udzielanie zamówienia zawierana jest w formie pisemnej.
§ 9
Do zamówień; prenumeraty, publikacji, reklamowych, szkoleniowych, związanych z kulturą i sztuką, hotelarskich i gastronomicznych oraz usuwania awarii nie stosuje się postanowień § 5-7 ramowych zasad.
III. Postanowienia końcowe
§ 10
Pracownik dokonujący zamówień powinien należycie zabezpieczyć interesy zamawiającego w szczególności poprzez:
1) wystawienie faktury (VAT), rachunku przez wykonawcę (zgodnej z wymogami ustawy o rachunkowości) nie wcześniej niż po dokonaniu odbioru przedmiotu zamówienia,
2) określenia terminu płatności za fakturę nie krótszego niż 7 dni lecz nie dłuższy niż 30 dni od daty dostarczenia przez wykonawcę prawidłowo wystawionej faktury VAT,
3) zastrzeżenie w umowach kar umownych za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy.
Załączniki:
1) Zał. nr 1 – wzór rejestru zamówień do równowartości 30.000 euro
2) Zał. nr 2 – wzór notatki dla zamówień do 20.000 złotych
3) Zał. nr 3 – wzór zapytania ofertowego
4) Zał. nr 4 – wzór protokołu/notatki dla zamówień pow. 20.000 złotych
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania od 01.09.2015 r.